Events organisieren – Checkliste für Vereinsfeste

Von WP Verein
Erstellt am 04.07.2025

Ein gelungenes Vereinsfest ist mehr als gute Stimmung und leckeres Essen – es ist euer Aushängeschild. Ob Sommerfest, Jubiläum, Tag der offenen Tür oder Weihnachtsmarkt: Die Organisation will durchdacht sein. Damit du nichts vergisst, haben wir eine praxisnahe Checkliste zusammengestellt.

Ziel und Art des Events klären

Bevor du loslegst: Was wollt ihr mit dem Fest erreichen? Neue Mitglieder gewinnen? Die Gemeinschaft stärken? Spenden sammeln?
Je nach Ziel ändert sich der Charakter – und damit auch die Planung.

Termin, Ort und Genehmigungen

  • Termin: Frühzeitig festlegen und mit anderen Vereinsaktivitäten abstimmen
  • Ort: Innen oder außen? Eigenes Vereinsgelände, Halle oder öffentlicher Platz?
  • Genehmigungen: Je nach Ort und Art können Ordnungsamt, GEMA, Polizei oder Feuerwehr eingebunden sein

Programm und Ablauf planen

  • Eröffnung, Begrüßung, Moderation
  • Auftritte (z. B. Musik, Tanz, Ehrungen)
  • Kinderprogramm, Spiele, Infostände
  • Zeitpuffer einplanen

Tipp: Mit der WP Verein-Pluginlösung kannst du Programmpläne intern teilen oder als PDF bereitstellen.

Helfer und Zuständigkeiten

  • Ohne Ehrenamt geht nix – aber Chaos muss auch nicht sein.
  • Aufgaben aufteilen: Aufbau, Getränkeverkauf, Betreuung von Stationen, Technik
  • Helferpläne mit festen Zeiten machen
  • Notfallplan mit Vertretungen parat haben

Werbung & Kommunikation

  • Plakate, Flyer, Website, Social Media – alles möglichst früh streuen
  • Ein Event auf der Vereinsseite anlegen (Tipp: das WP Verein-Plugin bringt einen Kalender für Veranstaltungen mit)
  • Presse informieren, Newsletter versenden, WhatsApp-Gruppen nutzen

Technik & Ausstattung

  • Strom, Licht, Tonanlage?
  • Bierzeltgarnituren, Pavillons, Deko
  • Toiletten, Müllentsorgung, Erste-Hilfe-Set
  • Wetterschutz / Plan B bei Regen

Essen & Trinken

  • Selbst machen oder Caterer?
  • Braucht ihr ein Schankrecht?
  • Essensausgabe organisieren – auch vegetarisch/vegan einplanen
  • Gläser, Teller, Besteck (und wie sie wieder sauber werden)

Finanzen & Einnahmen

  • Wer zahlt was? Gibt es Sponsoren?
  • Einnahmen durch Getränke, Essen, Tombola
  • Kassenbuch führen, Wechselgeld nicht vergessen
  • Bei größeren Summen: rechtzeitig über Versicherungen und Haftung nachdenken

Nach dem Fest ist vor dem Fest

  • Abbau, Reinigung, Rückgabe von Leihmaterial
  • Helfer/innen danken!
  • Was lief gut, was kann besser werden?